Hồ sơ tốt bắt đầu từ việc biết nơi nhận yêu cầu gì. Tân Việt hỗ trợ dịch giấy tờ cá nhân và doanh nghiệp, đối chiếu thông tin, chuẩn bị bản dịch có xác nhận của công ty hoặc phối hợp thực hiện chứng thực theo yêu cầu phù hợp. Bạn chỉ cần cho biết nơi nộp, mục đích, ngôn ngữ và hạn sử dụng; chúng tôi sẽ trao đổi phương án trước khi thực hiện.
Gửi yêu cầu báo giá · Tư vấn qua Zalo OA
Phạm vi tài liệu
Các nhóm thường gặp gồm khai sinh, kết hôn, bằng cấp, bảng điểm, xác nhận việc làm, hồ sơ tài chính, đăng ký doanh nghiệp, hợp đồng và giấy tờ do khách hàng cung cấp để xin visa hoặc làm việc với đối tác. Danh mục này không có nghĩa mọi cơ quan đều yêu cầu hoặc chấp nhận cùng bộ giấy tờ. Hãy gửi hướng dẫn chính thức của nơi tiếp nhận để xác định đúng phần cần dịch, số bản và hình thức xác nhận.
Kiểm soát chất lượng và yêu cầu cần phân biệt
Cần phân biệt: bản dịch do công ty ký, đóng dấu xác nhận là xác nhận của doanh nghiệp dịch thuật; không tự động có giá trị thay thế chứng thực chữ ký người dịch của người có thẩm quyền. Dịch vụ thường được gọi là “dịch công chứng”, nhưng loại việc thực hiện phải được ghi rõ. Với hồ sơ cần chứng thực chữ ký người dịch tại UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng theo thẩm quyền, công ty hỗ trợ chuẩn bị và phối hợp; không tự nhận là cơ quan chứng thực. Nơi tiếp nhận quyết định loại bản dịch được chấp nhận. Dịch và chứng thực cũng không đồng nghĩa đã hoàn tất hợp pháp hóa lãnh sự nếu hồ sơ còn yêu cầu bước đó.
Định dạng và cách chuẩn bị bản gốc
Bản chụp rõ giúp xem trước nội dung và báo giá, nhưng không mặc định thay thế bản chính hoặc giấy tờ cần xuất trình theo thủ tục áp dụng. Cần chụp đủ mặt, dấu, trang bổ sung và nội dung đính kèm; không cắt mất mép giấy. Họ tên nên đối chiếu với hộ chiếu hoặc cách viết đã dùng trong bộ hồ sơ. Bản dịch phản ánh đúng nguồn: nếu giấy gốc sai, cần xử lý tại nơi có thẩm quyền, không sửa nội dung gốc bằng cách dịch khác đi.
Quy trình thực hiện
1. Quy trình thực hiện
Gửi mục đích, nơi nộp hồ sơ, yêu cầu của nơi nhận, ngôn ngữ, số bản và hạn dự kiến.
2. Quy trình thực hiện
Công ty kiểm tra phần cần dịch, hình thức xác nhận/chứng thực, giấy tờ cần đối chiếu và chi phí theo phạm vi.
3. Quy trình thực hiện
Dịch, rà soát họ tên, ngày tháng, số giấy tờ và thông tin liên quan; trao đổi các điểm chưa rõ với khách hàng.
4. Quy trình thực hiện
Thực hiện xác nhận của công ty hoặc phối hợp chứng thực đúng hình thức đã chốt; bàn giao và hướng dẫn kiểm tra trước khi nộp.
Ví dụ thực tế để chuẩn bị tốt hơn
Tình huống minh họa: người nộp hồ sơ dùng hộ chiếu và bảng điểm có cách viết họ tên khác nhau. Nhóm dịch yêu cầu kiểm tra nguồn và hướng dẫn của nơi nhận, không tự sửa số liệu hay hợp nhất thông tin chưa có căn cứ. Nếu trường nhận chỉ yêu cầu xác nhận của đơn vị dịch, khách hàng không nên mặc định phải chọn thêm một bước khác; nếu nơi nhận yêu cầu chứng thực, dấu công ty không được coi là thay thế. Đây là ví dụ chuẩn bị hồ sơ, không phải cam kết kết quả visa.
Cam kết cùng khách hàng
Chúng tôi cam kết làm rõ phạm vi trước khi nhận, dùng người dịch phù hợp, đối chiếu các thông tin nhận diện quan trọng và giữ bí mật giấy tờ khách hàng. Sai sót thuộc bản dịch được tiếp nhận, kiểm tra và sửa theo thỏa thuận. Thời gian dịch, thời gian xử lý chứng thực và giao nhận được tách rõ khi cần. Công ty không cam kết đậu visa, được cấp phép hay được mọi cơ quan chấp thuận, vì quyết định thuộc nơi xét duyệt và còn phụ thuộc toàn bộ hồ sơ.
Báo giá và kinh nghiệm chuẩn bị
Hãy gửi bản xem trước rõ nét và yêu cầu của nơi tiếp nhận để được tư vấn. Báo giá cần nêu phí dịch, hình thức xác nhận/chứng thực, số bản, giao nhận và khoản phát sinh nếu có. Kinh nghiệm thực tế trong chuẩn bị là kiểm tra tên riêng, ngày sinh, số giấy tờ và số trang trước khi nộp; giữ một bản sao bộ đã giao và dành thời gian cho yêu cầu bổ sung. Không nên tự chọn loại dấu chỉ dựa trên tên dịch vụ.
Câu hỏi thường gặp
Dấu công ty có dùng để xin visa được không?
Tùy yêu cầu của cơ quan tiếp nhận. Hãy cung cấp checklist hoặc hướng dẫn cụ thể; không có một hình thức áp dụng cho mọi quốc gia và mọi loại hồ sơ.
Chỉ gửi ảnh là làm xong được không?
Ảnh dùng để kiểm tra ban đầu. Hồ sơ cần chứng thực có thể phải xuất trình giấy tờ theo thủ tục; công ty sẽ xác nhận trước khi chốt dịch vụ.
Tân Việt có trực tiếp cấp chứng thực của UBND không?
Không. Công ty dịch và hỗ trợ chuẩn bị, phối hợp thủ tục. Việc chứng thực do người có thẩm quyền thực hiện; hình thức cần dùng phải được xác nhận theo hồ sơ.