Dịch thuật công chứng cần mang theo giấy tờ gì phụ thuộc loại tài liệu, mục đích nộp và hình thức xác nhận cần thực hiện. Một lần chuẩn bị tốt nên bao gồm cả nguồn cần dịch, hướng dẫn của nơi nhận và thông tin để đối chiếu. Đừng chỉ gom giấy tờ vào một tập rồi chờ đến nơi mới xác định việc phải làm.
Bắt đầu từ yêu cầu tiếp nhận, không bắt đầu từ số lượng giấy
Trước khi đến đơn vị dịch, hãy tìm checklist của cơ quan, trường học hoặc đối tác sẽ nhận bộ hồ sơ. Nếu chưa có checklist, cần biết ít nhất tên nơi nhận, mục đích và ngôn ngữ họ sử dụng. Đây là căn cứ để phân biệt tài liệu cần dịch với giấy chỉ dùng tham chiếu.
Một bộ giấy tờ dày không giúp tư vấn chính xác hơn nếu thiếu mục tiêu sử dụng. Ngược lại, một danh mục ngắn đi kèm hướng dẫn rõ có thể giúp công ty xác định nhanh phạm vi, số bản và những câu hỏi còn phải làm rõ. Bạn nên ghi lại yêu cầu về bản giấy, file điện tử và hình thức xác nhận nếu có.
Không nên tự áp dụng bộ giấy của người khác, kể cả khi cùng quốc gia hoặc cùng trường. Chương trình, mục đích và thời điểm nộp có thể khác nhau. Những tài liệu từng được hỏi thêm ở hồ sơ khác nên được dùng để tham khảo, không tự đưa thành nghĩa vụ của hồ sơ hiện tại.
Nhóm thứ nhất: tài liệu nguồn cần dịch
Chuẩn bị đúng phiên bản dự định sử dụng, đủ mặt và đủ trang. Với giấy có phụ lục, phần ghi chú hoặc trang xác nhận gắn với nội dung, cần chỉ rõ quan hệ giữa các phần. Nếu tài liệu đã được cấp lại hoặc thay đổi, hãy đánh dấu bản hiện tại thay vì để người nhận tự chọn giữa nhiều bản gần giống.
Bản chụp rõ có thể được gửi trước để công ty xem nội dung và báo giá. Trường hợp có bước cần giấy tờ đối chiếu, hãy xác nhận cụ thể phải cung cấp loại nào và vào thời điểm nào. Không nên coi việc công ty đã xem ảnh là xác nhận rằng mọi yêu cầu về giấy tờ đã hoàn tất.
Nếu có trang mờ, rách hoặc mất nội dung, hãy nói ngay. Gửi nhiều ảnh cùng một vùng chữ đôi khi giúp nhìn rõ hơn, nhưng không nên dùng phần tự gõ để thay cho nguồn mà không giải thích. Các thông tin thiếu phải được làm rõ bằng căn cứ phù hợp.
Nhóm thứ hai: giấy tờ và thông tin tham chiếu
Thông tin tham chiếu giúp thống nhất cách viết tên người, tên doanh nghiệp, địa chỉ và thuật ngữ. Ví dụ, cách ghi tên trên giấy tờ sử dụng trong giao dịch quốc tế có thể cần được đối chiếu với hồ sơ liên quan. Bạn nên chỉ rõ tài liệu nào dùng để tham chiếu, tài liệu nào phải dịch và nộp.
Nếu cùng người có nhiều cách ghi tên, đừng yêu cầu người dịch tự sửa tất cả cho giống một bản. Hãy trình bày khác biệt và hướng dẫn của nơi nhận nếu có. Nhiệm vụ dịch là phản ánh nguồn; việc xử lý thông tin nguồn không thống nhất cần được giải quyết đúng chỗ.
Với hồ sơ doanh nghiệp, nên cung cấp cách viết tên pháp nhân và tên chức danh đã dùng nhất quán trong các tài liệu hợp lệ. Điều này hỗ trợ kiểm tra chéo, nhưng không phải lý do để thay nội dung trên một giấy nguồn đang có thông tin khác.
Nhóm thứ ba: yêu cầu về sản phẩm bàn giao
Hãy ghi rõ ngôn ngữ đích, số bộ và ngày cần nhận. Nếu một giấy tờ dùng cho nhiều nơi, cần nói từng nơi muốn gì. Một bộ giấy nhiều bản không đồng nghĩa mỗi nơi sẽ chấp nhận cùng một hình thức xác nhận hoặc cùng ngôn ngữ.
Bạn cũng cần xác định nhận trực tiếp hay muốn trao đổi giao nhận từ xa. Địa chỉ, đầu mối và thời gian liên hệ nên được thống nhất trước. Nếu có lịch nộp cố định, hãy thông báo đó là hạn sử dụng hồ sơ, để công ty phân biệt với ngày dự kiến hoàn thành phần dịch.
Phạm vi điện tử cần ghi rõ: file để xem trước, file hoàn chỉnh hay bản giấy là sản phẩm chính. Khả năng dùng file để thay giấy trong lần nộp phải được xác nhận với nơi nhận, không dựa vào việc công ty có thể gửi PDF.
Giấy tờ của khách hàng và giấy tờ của người dịch không phải một danh sách
Khi đọc hướng dẫn thủ tục, khách hàng có thể nhầm tài liệu chứng minh điều kiện của người dịch với giấy tờ mình phải mang. Hãy kiểm tra chủ thể của từng yêu cầu. Thủ tục chứng thực chữ ký người dịch trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia thể hiện các thành phần liên quan đến người thực hiện dịch và nguồn tài liệu; cần đọc trong đúng bối cảnh áp dụng.
Nếu bạn đặt dịch vụ của công ty, hãy hỏi công ty sẽ xử lý phần nào, bạn cần cung cấp phần nào và việc gì phải xác nhận với tổ chức thực hiện. Không nên tự suy rằng khách hàng nào cũng phải mang bằng ngoại ngữ hoặc tự ký với tư cách người dịch.
Bốn việc nên kiểm tra trước khi rời nhà
Danh mục có khớp với file đã gửi không?
Đối chiếu tên tài liệu và số trang để tránh gửi ảnh một phiên bản nhưng mang giấy của phiên bản khác. Nếu đã thay nguồn, thông báo ngay cho đầu mối phụ trách.
Những điểm chưa rõ đã được trả lời chưa?
Kiểm tra phần cần hỏi về ngôn ngữ, số bản, hình thức xác nhận và giấy dùng để đối chiếu. Ghi câu trả lời vào cùng yêu cầu để không phụ thuộc trí nhớ.
Đã thống nhất lịch và người nhận chưa?
Liên hệ trước giúp bạn đến đúng địa điểm và gặp đúng đầu mối. Với văn phòng Đà Nẵng tại 06 Trần Phú, Hải Châu, Đà Nẵng, có thể dùng kênh chung hoặc Zalo của Tân Việt để trao đổi lịch trước.
Đã có cách theo dõi giao nhận chưa?
Lưu danh sách giấy giao, số tờ và thông tin nhận lại. Khi có tài liệu quan trọng, nên trao đổi cách giao nhận rõ ràng thay vì để lẫn trong tập giấy không phân loại.
Cách Tân Việt hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ
Bạn có thể gửi trước ảnh mẫu và mô tả nhu cầu. Tân Việt kiểm tra nội dung đọc được, phạm vi dịch và các thông tin cần bổ sung, rồi trao đổi phương án theo hồ sơ. Cách này giúp hạn chế việc bạn mang thiếu giấy hoặc phải quay lại chỉ vì chưa thống nhất mục đích sử dụng.
Khi đã chốt, công ty thực hiện phần dịch và hỗ trợ liên quan theo phạm vi. Điểm chưa rõ trong tên, ngày tháng hoặc số giấy tờ được hỏi lại với đầu mối khách hàng. Bạn nên giữ liên lạc trong thời gian xử lý để việc bổ sung không làm gián đoạn tiến độ.
Lúc nhận, kiểm tra bộ dịch theo danh mục đã thống nhất và xác nhận tài liệu nguồn được trả theo thỏa thuận. Nếu có khác biệt, phản hồi cụ thể ngay để công ty kiểm tra. Đừng đợi đến ngày nộp mới mở bộ hồ sơ lần đầu.
Giải đáp nhanh: 6 câu hỏi thường gặp
Có cần mang toàn bộ giấy tờ cá nhân không?
Không nên mang hoặc gửi tài liệu không liên quan. Hãy chuẩn bị theo danh mục đã xác nhận với công ty và yêu cầu của hồ sơ đang thực hiện.
Có thể gửi ảnh để kiểm tra trước khi đến không?
Có thể trao đổi bằng ảnh rõ hoặc file mẫu. Công ty sẽ thông báo phần cần bổ sung và yêu cầu cung cấp giấy tờ ở bước tiếp theo khi cần.
Chưa có checklist của nơi nhận thì làm sao?
Hãy hỏi nơi nhận về ngôn ngữ, hình thức xác nhận, số bản và tài liệu bắt buộc. Bạn vẫn có thể trao đổi sơ bộ với công ty, nhưng chưa nên chốt các mục còn chưa rõ.
Đã có bản dịch cũ thì nên mang theo không?
Nên thông báo và gửi cùng nguồn tương ứng nếu muốn xem xét sử dụng lại. Công ty cần kiểm tra trước khi xác định phần dịch mới hoặc phần cần xử lý khác.
Người khác có thể giao hồ sơ giúp không?
Hãy trao đổi trước để xác nhận cách giao nhận và đầu mối trả lời về nội dung. Người giao không nên tự quyết định thay đổi phạm vi khi chưa được chủ hồ sơ thống nhất.
Cần giấy tờ gì để nhận báo giá?
Thông thường cần danh mục, bản mẫu rõ, ngôn ngữ, mục đích, số bản và hạn cần. Trường hợp đặc biệt, công ty sẽ hỏi thêm theo nội dung thực tế.
Chuẩn bị một lần để trao đổi hiệu quả
Hãy gửi yêu cầu cho Tân Việt trước khi sắp xếp đến văn phòng và xem phạm vi dịch công chứng. Khi nguồn, hướng dẫn và đầu ra được làm rõ, bạn sẽ dễ kiểm soát cả chi phí lẫn lịch nộp hồ sơ.